​远程办公VS集中办公?快手王睿:选择效率与灵活性之间的平衡点

CIMA 2020-04-23 3001

昵称为“大胃浪味仙”的快手号,3月初发布的一人在饭店内吃完5屉包子与5屉蒸饺的视频,获得78.8万的点赞与2.2万的评论。通过直播美食,这位90后小伙子李杭泽在快手已拥有2294万粉丝,他还依靠强大的“带货能力”来帮助商家推广产品。

像李杭泽一样,注册用户通过快手平台记录与分享自己生活中的趣闻轶事。这家成立于2011年的视频社交平台,在过去9年时间拥有数亿名注册用户,员工规模上万人并有望在年底增至2万名。

王睿是这家广为人知的视频社交平台的财务副总裁。他带领的公司财务分析团队,主要负责公司传统意义上的财务BP (Business Partner)、投资者关系、销售体系管控与策略、集中采购流程与供应商管控等。

(insert Wang Rui photo 1)

他说,农历春节过后,快手公司遵守国家及地方政府疫情防控相关规定,响应政府对于办公面积及人员密度的要求,并做好防护措施。在此前提下,公司陆续从年初的全员远程办公,逐步开始集中办公,并不断增加集中办公比例。

提及远程办公带来的差异,王睿认为更多体现在对工作效率的影响:一方面,人与人沟通的情感的连接被弱化,一定程度上增加了形成决策的难度;另一方面,对于需要共同讨论的事项,需要在人员与时间的协调方面花费更多时间。

“这个世界上最多的不是黑和白,而是各种深浅的灰。”王睿认为, 远程办公与集中办公之间不是“0和1”,不存在非此即彼的关系,管理者须根据组织规模与组织特征等多维度考量,从而选择更适于组织发展的办公形式。

通过视频形式提高决策效率

“财务分析体系是一个连接的核心。”王睿表示,该部门向后台连接会计、报税、内审合规、人力资源等大财法团队更后台职能,向前方则连接各个事业部以及中台技术部门等广义业务团队。

具体而言,财务分析团队在快手承担了多方面角色:参与到合作团队的形式对后端的连接,对内容编辑以及集团层面的合并;以财务BP的形式对前端进行连接,深度到业务中进行支持、赋能与把控;销售管理则多从销售的角度出发,以业务的思路与逻辑反向支持与管控业务团队。

通过一个多月的远程办公体验,王睿得出的结论是,远程办公对以上三个体系影响不一。

传统的会计活动方面,远程办公对财务后端结账体系产生较大影响。由于会计活动需要纸质凭证与电子数据之间一致性的勾稽,远程办公增加了大家结账的辛苦度、结账时间以及核对环节中的工作强度。同时,当系统出现问题需要其他部门协同时,不能像集中办公一样做到随时随地。

财务BP与日常业务交流方面的影响主要体现在,对于如把控等需要充分交流的环节,远程交流的效率相对较低。对于每位员工文档工作来说,如数据分析工作,远程办公的结果和效率与集中办公效果相差无几。在本身需要强沟通的招标投融资方面,远程办公带来的影响则更大。

远程办公更多影响强沟通业务的效率主要由于不同沟通方式导致。面对面沟通时,除过语言本身、人们的肢体动作、面部表情也会“说话”,沟通者相互之间通过感受与判断更加准确地获取与传达信息,这种连接属于“强连接”。通过电话、语音产生的连接次之,文字则更弱。

因此,疫情期间需要通过充分沟通作出决策的业务,王睿所在的部门也试图通过其他方式将远程办公造成的弊端降至最低。如:进行视频会议而非电话会议,尽量让参会者更多维度感知对方;采用“云招标”进行视频招标,不同场次更换场地与密码等。

对于位于中后台的财务来说,更适于集中办公

根据王睿介绍,快手在3月初已进入按需求进行集中办公的阶段。具体到财务分析部门,涉及到业务部门团队合作与需要现场解决的工作,倾向于集中办公;而对于一些数理的分析与数字的传输等工作,更倾向于远程办公。

虽然远程办公在欧美公司已较为常见,但在王睿看来,远程办公不太适用于快手这一体量的公司,也并不适用于财务分析团队——远程办公模式存在一定的应用场景与范围。

管理的本质说,集中办公更有仪式感、更高效、更便于管理。如同在线教育与实体课堂带来的差异,学生在家中对着冷冰冰的电脑,一定没有学生集中课堂学习的氛围与仪式感,带来的效率必然大有不同。

团队的规模与管理的难度方面看,规模越大、管理的复杂性越高的公司越不太适用于远程办公。除产品销售、市场推广等岗位外,远程办公会大幅度降低大型组织的工作效率。而在竞争如此激烈的互联网行业,这显然是“致命的灾难”。

王睿解释称,快手是一家拥有上万名员工的互联网公司,尤其作为总部北京是整个组织的“司令部”,需要员工间的强联系与强沟通去完成组织任务、实现组织目标。从互联网的产品到研发、再到中台的技术、再到后台的基础设施以及其他职能部门,这是一个智力密集型与关系密集型的组织。如果以大量的远程办公去替代集中办公,势必带来组织效率的低下甚至是组织目标的难以实现。

具体到财务部门,它在组织中扮演着中心化的、后台的职责,远程办公是非常不经济的一种方式。如财务部涉及到的员工日常报销,本身具有非常强的约束性与规模性;互联网行业瞬息万变,实时变化的策略会对营收与资产负债产生影响,只有及时有效的沟通,才有利于决策的形成。

远程办公更适用于小型公司或特定岗位

事实上,中国在线旅行服务平台携程对该公司呼叫中心在2010年进行的有关远程办公的调查结果显示,家庭办公使得工作效率提高了13%,其中9%是由于更少的休息时间与病假使得拥有了更多的工作时间,4%则是由于更加安静与方便的环境提高了单位时间的呼叫次数。同时,员工的工作满意度得到很大程度改善,离职率减半,不过以业绩为考核的晋升率呈现下降态势。

当然,携程董事长梁建章在近期发文表示,对于呼叫中心客服人员来说,呼叫中心客服人员的工作都有相应记录,所以不必担心员工由于在家办公而变得心不在焉。然而对于一些无法量化的工种来说,员工的远程工作质量可能无法有效衡量除此之外,企业内部还有大量的其他岗位,可能要求同事之间必须定期保持面对面的交流。

王睿认为,创业公司或规模较小的公司,采取远程办公的方式出于成本的考虑多采用远程办公或工作性质具有一定随机性的岗位。这类规模的公司与岗位的特征是本身对于个体工作强于组织间的联系,个人能够承担更多的工作流程或者员工之间的分工不是非常细致与复杂,如撰稿人、独立程序员等。

“远程办公与集中办公并没有谁是谁非,而是效率与灵活性之间的平衡的问题。”王睿表示,现代管理制度将员工聚集在统一的办公场所,不仅仅是对纪律性与协同性的要求,也便于大家增进感情提高团队凝聚力。同时,影响个体差异的不可控因素相对较少,而远程办公则受到居住环境、生活环境等多方面因素影响。